Uma gestão bem sucedida tem tudo a ver com objetivos que visam aumentar e manter a produtividade a longo prazo, trazendo benefícios tanto para a equipe quanto para a empresa. 

E para aumentar a produtividade de um time, o papel dos gerentes é essencial, pois mesmo que ações individuais auxiliem no aumento da produtividade, é por meio de uma gestão eficaz que conduz o grupo como unificadamente que a performance do time pode atingir o nível máximo.

Pensando nisso, elencamos 5 dicas de produtividade para gestores de vendas e seus times.

1. Definir quais são e aprender a priorizar tarefas.

Na tentativa de ser produtivo, muitos gestores cometem o erro de trabalhar somente apagando incêndios e de acordo com as demandas, fazendo várias coisas ao mesmo tempo. A tendência é que esse estresse se acumule e cause o efeito oposto, reduzindo a performance do líder. Para tanto, é fundamental tirar um tempo para se planejar, listando quais atividades devem ser executadas para que as metas sejam atingidas e em que ordem precisam ser feitas.

Uma boa forma de se fazer isso é se apoiar na Matriz de Decisão de Eisenhower.

A Matriz Eisenhower (criada pelo general do exército americano, Dwight David Eisenhower) auxilia nas questões de gerenciamento de tempo e atividades que possam estar impactando na produtividade de uma pessoa ou time por falta de organização na prioridade das tarefas.

Nesse sistema, é feita a separação das atividades em quatro níveis de prioridade:

– Importante e Urgente: Aquelas que precisam ser feitas imediatamente.

– Importante mas Não Urgente: Aquelas que podem ser planejadas/programadas.

– Não Importante mas Urgente: Aquelas que podem ser delegadas para terceiros. 

– Não importante e Não urgente: Aquelas que podem ser eliminadas ou feitas mais tarde.

Na imagem abaixo, separamos alguns exemplos de como aplicar os conceitos da Matriz de Decisão de Eisenhower em times de vendas.

Além de ser importante incentivar que cada membro do time de vendas tenha sua própria matriz de produtividade (visando estimular o auto gerenciamento), é essencial para o líder da equipe também utilizá-la como ferramenta de priorização das atividades, assim, consegue-se definir melhor os prazos e quais delas precisam ser mais ou menos acompanhadas de perto.

2. Focar no que o time realmente precisa.

Nem sempre o que parece importante aos olhos do gestor comercial é o problema que está de fato empacando a performance da equipe. Por vezes, coisas aparentemente menores travam todos os processos dentro de um time de vendas, e por mais que aos olhos do gestor pareça coisa boba, para os funcionários que ficam na ponta do processo o impacto é enorme. 

Um exemplo disso são as equipes comerciais que ainda não possuem sistemas, como CRMs, para gerir as informações de seus leads, fazendo com que tudo seja feito na mão por meio de planilhas; um trabalho repetitivo e que toma tempo importante do vendedor.

Conversar, alinhar as demandas e ouvir (sem julgar!) as dores e dificuldades dos liderados é parte importante do trabalho de gestão, gera confiança, funcionários que se sentem acolhidos e que engajam com os objetivos da empresa, pois participam mesmo que indiretamente das decisões e definição de tarefas.

Reforçando: não é que seu planejamento de atividades esteja errado, mas talvez existam outras coisas a serem resolvidas primeiro. Pratique a escuta ativa!

3. Delegar sem microgerenciar

Gestores tendem a puxar para si demandas e problemas que poderiam ser resolvidos por outras pessoas. Não é incomum a atividade ser compartilhada com a equipe quando o prazo já está em cima ou o problema cresceu demais. Delegar atividades proativamente alivia a carga sobre o gestor e de quebra contribui para que o time se engaje mais com o trabalho, desde que não haja microgerenciamento.

Microgerenciar é não dar tempo e espaço para que os funcionários executem as atividades, minando a autonomia e engajamento dos mesmos.

Times incentivados ao autogerenciamento trabalham em prol de um objetivo comum e são responsáveis pelos seus próprios atos. Quando a equipe está trabalhando em sincronia e com autonomia pode alcançar entre 15% a 20% de aumento na produtividade em comparação com times com a liderança centralizada.

Confiar nos membros da equipe requer treiná-los para isso. É importante para o gestor incentivar que colaborem, assumam responsabilidades e se oferecer como ponto de apoio para essa evolução. Os impactos são positivos para o time e também para o líder que pode passar mais tempo se preocupando com a construção de estratégias e resolução de grandes problemas, ao invés de lidar com pequenas adversidades e tarefas muito operacionais.

Como bônus, um dos principais itens listados como fatores que atrapalham a produtividade está o excesso de interrupções. Times mais autônomos e autogerenciáveis tendem a acionar menos seus gestores, procurando-os somente para resolver situações com dimensões maiores. Deixar um time menos dependente do gestor não significa não precisar dele no trabalho, significa acionar o líder nos momentos de maior dificuldade, já que existe a certeza de que ele estará pronto e apto para ajudar com o que quer que seja.

4. Automatizar processos

Existem ferramentas projetadas para quase todo tipo de necessidade no mundo corporativo. Pensando nisso, se há orçamento disponível, porque não investir em softwares que vão otimizar os processos e facilitar a vida dos funcionários?

Funcionários felizes são mais produtivos e trazem mais resultados para o time e a empresa.

Identificar os principais processos que podem ser otimizados começa pela observação da rotina de trabalho e conversa com os colaboradores. Pode ser desde o uso de um CRM até implementação de fluxos melhores de comunicação e suporte ao cliente.

A tecnologia é aliada da produtividade. Deixe que ela faça pelo time aquilo que não requer a expertise que só um ser humano pode ter, otimizando conhecimento e força de trabalho ao mesmo tempo.

5. Reservar um espaço na agenda para… não ter agenda!

Você sabia que muitas empresas chegaram até mesmo a instituir o No Meeting Day of the Week? 

O meio comercial é famoso pelas semanas com agenda cheias de reuniões, por isso, a ideia aqui é ter um dia ou meio período reservado unicamente para permanecer concentrado em outros projetos que requerem atenção especial, tanto para não haver quebra de raciocínio, como para poder relaxar um pouco do excesso de informações às quais os gestores são submetidos diariamente.

Ter um momento livre de reuniões possibilita repensar e reorganizar as prioridades, esvaziar a caixa de e-mails, escrever a ata da reunião ou inserir informações importantes no CRM, relaxar a cabeça e até mesmo trazer novas ideias e insights que ajudem a resolver problemas com vendedores ou com o time como um todo.

Referências:

10 Things Successful Managers Do to Stay Productive

5 tips to be a more productive manager

Times auto gerenciáveis